Your browser is too old and it is not supported.

PERSONVERNERKLÆRING

Visindi skal behandle personopplysninger om deg på en lovlig og sikker måte. Når vi «behandler» personopplysninger, betyr det for eksempel at vi samler inn opplysninger som direkte eller indirekte kan identifisere deg, lagrer/registrerer opplysninger om deg, sammenstiller opplysningene, eller utleverer opplysningene til tredjeparter når det er grunnlag for slik utlevering.

Denne personvernerklæringen er ment å hjelpe deg som kunde, leverandør, kandidat eller besøkende på våre nettsider til å forstå hvilke personopplysninger vi samler inn og behandler om deg. Erklæringen gjelder for Visindi AS med datterselskapene Visindi Oslo AS, Visindi Stavanger AS, Visindi Bergen AS og Visindi Trondheim AS, heretter kalt Visindi.

Visindi er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger om våre kunder, kandidater, samarbeidspartnere og leverandører. Som behandlingsansvarlig er det Visindi som har ansvar og plikter etter personopplysningsloven.

Vi er behandlingsansvarlig for:

  • alle personopplysninger som vi innhenter i forbindelse med ditt kunde- og/eller kandidatforhold til oss
  • personopplysninger om kandidater og potensielle kandidater som godtar at vi lagrer i våre systemer etter at en rekrutteringsprosess er gjennomført
  • de som besøker våre nettsider

Visindi er databehandler for behandling av personopplysninger som vi gjennomfører i forbindelse med en rekruttering eller evaluering på vegne av en kunde.

Vi sørger for at det er inngått databehandleravtaler med våre samarbeidspartnere som behandler personopplysninger på våre vegne.

Når vi er databehandler i et oppdrag for en kunde, sørger vi også for at det er underleverandøravtaler som samsvarer med databehandleravtaler vi har med kunden.

HVOR VI HENTER OPPLYSNINGER FRA OG HVA VI REGISTRERER

Som kunde:

Når du henvender deg som kunde (ved å sende en forespørsel til post@visindi.no eller direkte til en av våre ansatte) vil du sannsynligvis oppgi kontaktperson/navn, e-postadresse og telefonnummer. Disse opplysningene lagres i våre databaser for at vi skal kunne kommunisere med deg.

Vi registrerer nødvendig informasjon om hvilke av våre tjenester du etterspør/benytter og hvordan du bruker dem. Alle personopplysninger vi lagrer er for at vi skal kommunisere med, og skape en best mulig kundeopplevelse for deg.

Som samarbeidspartner/leverandør:

Vi registrerer kontaktpersoner hos samarbeidspartner/leverandør med navn, e-postadresse og telefonnummer. I tillegg registrerer vi nødvendig informasjon om avtaleforholdet vi har, samt oppfølging av disse.

Som kandidat:

Når du blir registrert som kandidat, er det som regel på en av to måter:

– Du søker på en konkret stilling eller sender en generell søknad

– Vi kontakter deg som følge av et aktivt kandidatsøk

Når du henvender deg til oss som søker på generelt grunnlag blir du bedt om å oppgi kontaktinformasjon (navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer), laste opp søknad og CV. Disse opplysningene lagres i våre databaser for videre saksbehandling og dialog med deg. Tilsvarende informasjon lagres når vi kontakter deg som følge av et aktivt kandidatsøk.

Når du blir registrert som kandidat hos oss fordi du er søker til en bestemt stilling eller som følge av et aktivt kandidatsøk, vil vi også registrere nødvendig informasjon om hvilke konkrete rekrutteringsprosesser du viser interesse for og din “kandidatstatus” i disse. “Kandidatstatus” vil si hvor langt du har kommet i rekrutteringsprosessen og om du evt. har blitt ansatt hos en av våre kunder. Dette betyr at vi også lagrer notater/referater og annen dokumentasjon som inngår i rekrutteringsprosessen.

Som potensiell kandidat:

Noen ganger registrerer vi opplysninger om potensielle kandidater på eget initiativ. Opplysningene henter vi som regel inn gjennom søk i åpne kilder på nettet. Når du blir registrert som potensiell kandidat vil vi kun registrere nødvendig informasjon om deg. Ofte er dette en CV du selv har gjort tilgjengelig via LinkedIn eller lignende tjenester. Hvis din epostadresse og ditt telefonnummer er tilgjengelig vil vi registrere dette også. Grunnlaget for denne registreringen er det som kalles berettiget interesse (jf. GDPR Art. 6f). Grunnlaget i GDPR Art 6 om gitt samtykke bruker vi basert på at du som kandidat nå eller tidligere har gitt samtykke til oppbevaring og bruk av dine personopplysninger til rekrutteringsformål.

Potensielle kandidater kan også registrere seg selv og sin CV for stillinger/styreverv via våre hjemmesider. Du blir da bedt om å oppgi kontaktinformasjon (navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer) og laste opp CV og eventuell søknad. Disse opplysningene lagres i våre databaser for videre saksbehandling og dialog med deg.

Visindi vil tidvis gjennomføre kunde og kandidatundersøkelser. Det er frivillig å delta i disse undersøkelsene og resultatene fra slike undersøkelser vil være anonymiserte.

Som besøkende på våre nettsider:

Vi bruker opplysninger om deg for å sikre en best mulig og personlig brukeropplevelse. Dette innebærer en automatisert registrering av søknad og CV, tilpasset innholdsvisning og raskest mulig lasting av sider.

Du kan velge om du vil akseptere lokal lagring av data gjennom innstillingene i nettleseren din. Her kan du normalt angi om du aksepterer lagring av informasjonskapsler fra nettsidene du besøker, fra tredjeparter som er tilknyttet nettsidene og eventuelt om du ønsker å bli varslet hver gang en ny informasjonskapsel blir lagret.

Den eksakte fremgangsmåten avhenger litt av enheten din og hvilken nettleser du bruker. Hvis du velger å deaktivere lokal lagring av data kan det hende at du må logge deg på hver gang du skal bruke en av Visindi sine tjenester.

Visindi benytter programmer for å samle inn informasjon om hvordan våre tjenester blir brukt. Vi benytter Google Analytics, hvor vi måler antall besøkende, hvilke sider som blir besøkt, hvor lenge et besøk varer og lignende.

Statistikk om brukere og trafikk blir som oftest brukt og anvendt i aggregert form, slik at denne statistikken ikke inneholder noen form for informasjon som kan knyttes direkte til deg som en identifisert person.

HVORDAN OG HVOR LENGE VI BEHANDLER PERSONOPPLYSNINGENE OM DEG

Vi behandler personopplysninger i den grad det er nødvendig for å oppfylle avtaler med våre kunder. I tillegg behandler vi personopplysninger for å kunne dokumentere arbeidet vårt, og dersom den enkelte kandidat har samtykket til dette, for å kunne benytte opplysningene i forbindelse med fremtidig rekruttering.

Når vi gjennomfører rekrutteringsoppdrag, deler vi personopplysninger med våre kunder. Dette er regulert i avtale hvor Visindi er databehandler og kunden er behandlingsansvarlig.

Visindi deler, selger eller formidler ikke personopplysninger på noen annen måte enn beskrevet i denne personvernerklæringen.

Visindi vil ikke lagre data lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen og lovpålagte plikter vi har.

INFORMASJON OM MARKEDSFØRING

Hvis du har et aktivt kundeforhold til Visindi, vil vi kunne sende deg informasjon og markedsføring. Vi bruker da registrert epost eller andre elektroniske kommunikasjonsmetoder. Dette skjer innenfor rammene av markedsføringsloven.

Har du ikke et aktivt kundeforhold til oss, vil vi bare sende slik markedsføring om du har gitt oss et eksplisitt og informert samtykke til dette.

DINE RETTIGHETER

Kreve innsyn

Du kan henvende deg til oss og kreve innsyn i registrerte personopplysninger, beskrivelse av hvilke typer opplysninger som behandles og nærmere informasjon om hvordan vi behandler dem. Vi er forpliktet til å gi opplysningene skriftlig, og elektronisk dersom forespørselen er elektronisk. I visse tilfeller kan gjøres unntak fra retten til innsyn. Dette kan f.eks. tenkes dersom opplysningene bare finnes i dokumenter som er utarbeidet for intern saksforberedelse, og unntak fra innsynsretten er nødvendig for at vi skal gjøre en forsvarlig saksbehandling.

Korrigere opplysninger

Du har rett til å få korrigert opplysninger om deg, eksempelvis dersom vi har registrert feilaktige eller ufullstendige opplysninger om deg. Du har også rett til å be om at opplysningene dine slettes, når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for, eller fordi du trekker tilbake samtykket til behandlingen. Vi har ikke plikt til å slette opplysningene dersom det fortsatt er behov for å behandle disse for formålet de er ment for (eksempel kan være pågående rekrutteringsprosess). Det samme gjelder hvis vi fortsatt har behov for opplysningene for å oppfylle en rettslig forpliktelse eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

Du kan kreve at behandlingen av opplysningene om deg begrenses. Dette kan gjelde følgende:

  • Hvis du mener at opplysningene som behandles om deg ikke er riktige eller at behandlingen er ulovlig, uten at du ønsker at opplysningene skal slettes
  • Du har behov for opplysningene for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav, uten at du behøver opplysningene
  • Du har gjort innsigelser mot behandlingen av opplysningene

Hvis behandlingen av dine personopplysninger er basert på vår berettigede interesse eller opplysningene benyttes for direkte markedsføring og profilering i forbindelse med slik markedsføring, har du rett til å gjøre innsigelser mot behandlingen.

Dataportabilitet

Til slutt har du, i visse tilfeller, krav på dataportabilitet. Det innebærer at du har krav på å få utlevert personopplysninger du har gitt til oss i et enkelt, maskinlesbart format. Kravet er basert på samtykke eller avtale og behandlingen av opplysningene er automatisert. Du kan også få disse opplysningene overført direkte til en annen behandlingsansvarlig hvis det er teknisk mulig.

KONTAKTINFORMASJON PERSONVERN/PERSONVERNOMBUD

Dersom du har spørsmål om Visindi, vår behandling av personopplysninger eller vår personvern-erklæring, kan du kontakte oss på:

E-post: personvernombud@visindi.no

Postadresse:

Visindi Oslo AS
v/Personvernombud
Henrik Ibsens gate 60 A
0255 Oslo

Du kan ta kontakt med vårt personvernombud Heidi Wiggen på personvernombud@visindi.no.

ENDRINGER I PERSONVERNERKLÆRINGEN

Visindi vil oppdatere sin personvernerklæring fortløpende i henhold til gjeldende regelverk. En elektronisk lesbar personvernerklæring vil til enhver tid være tilgjengelig på våre hjemmesider.